Office Manager H/F
Dans le cadre d’un remplacement, nous recrutons un(e) Office Manager, pour fournir un support administratif efficace à la Direction, coordonner le support opérationnel aux 30 laboratoires du Réseau et assurer le bon fonctionnement du siège parisien d’une vingtaine de collaborateurs.
Vos principales missions et responsabilités :
Gestion administrative et support interne au Siège
- Assurer la préparation administrative et le suivi de bout en bout de dossiers bancaires et assurantiels.
- Apporter un support administratif à la Direction (rédaction de courriers, préparation, mise à jour et transmission de documents).
- Centraliser et mettre à disposition les documents nécessaires aux équipes du siège (pièces comptables, justificatifs, contrats fournisseurs).
Support opérationnel et logistique pour les Laboratoires
- Etre le référent des laboratoires pour leurs besoins opérationnels et logistiques.
- Accompagner les nouveaux laboratoires dans l’intégration au Réseau (explication et mise à disposition des ressources du réseau, intégration dans les groupes dédiés, etc.).
- Gérer les besoins et commandes de matériels et fournitures Chronos Dental.
- Guider et assister les laboratoires dans la gestion de leurs fournisseurs (téléphonie, électricité, etc.) et prestataires (ménage, IT, etc.) : contractualisation, renégociation et suivi de contrats, proposition de changements, support administratif.
Participation aux projets transverses du Réseau
- En appui à la Responsable Marketing, participer à l’organisation d’événements internes et externes où Chronos Dental est représenté (séminaires, salons, évènements avec les fournisseurs ou les clients).
- Gérer de manière ponctuelle la logistique pour différents projets Groupe (livraison de matériels, de supports à destination des laboratoires, gestion de commandes, etc.).
Onboarding, offboarding et parc matériel du Siège
- Préparer les arrivées des collaborateurs au siège : gestion et réservation des premiers déplacements, commande du matériel informatique, installation du poste de travail, mise à jour des accès et des documents.
- Coordonner les départs : récupération du matériel, désactivation des accès, mise à jour des documents.
- Assurer la gestion du parc matériel et informatique, en relation avec le prestaire IT : inventaire, suivi des équipements, entrées et sorties.
Gestion opérationnelle et vie de bureau du Siège
- Assurer le bon fonctionnement quotidien du siège : gestion du courrier, de l’accueil physique des visiteurs et du bon usage des espaces de travail.
- Gérer les commandes de matériel, fournitures, consommables et le suivi des besoins courants.
- Piloter la relation avec les prestataires (immeuble, assurance, ménage, imprimante, etc.) et suivre les contrats : renouvellements, résiliations, mises à jour tarifaires et conformité administrative.
- Organiser les interventions des prestataires et les petites réparations.
- Gérer l’organisation de réunions et évènement conviviaux réunissant le Siège.
- Veiller à l’aménagement et à l’optimisation des espaces de travail (confort, ergonomie, convivialité).
Votre profil :
– Vous détenez une expérience confirmée en tant qu’Office manager ou en coordination administrative (minimum 5 à 7 ans) dans des environnements multisites.
– Vous êtes très à l’aise avec le pack Office et les outils de gestion de tâches/projets collaboratifs (Notion).
– Vous appréciez et avez l’habitude de gérer de nombreux projets simultanément.
– Vous êtes débrouillard(e) et savez faire preuve de résilience pour mener un projet du début à la fin malgré les difficultés.
– Vous êtes très organisé(e) et rigoureux(se) et vous savez prioriser vos tâches.
– Vous avez une aisance relationnelle et aimez échanger avec des interlocuteurs divers.
– Vous savez prendre de la hauteur et les validations nécessaires en amont lorsque plusieurs interlocuteurs vous sollicitent.
– Vous avez un vrai sens du service et savez faire preuve d’esprit d’équipe en toutes circonstances.
Pourquoi nous rejoindre ?
- Un poste central, transverse et structurant pour l’organisation.
- Un environnement dynamique et en croissance.
- Une grande diversité de missions avec un réel impact opérationnel.
Type d’emploi : CDD
Durée du contrat : 6 mois
Lieu du poste : En présentiel