Kairos : la plateforme qui réinvente la gestion des laboratoires

La plupart des logiciels ERP (Enterprise Resource Planning) du marché sont des solutions universelles, adaptées pour coller aux besoins spécifiques d’un métier. Kairos prend le contre-pied de cette approche : l’outil a été conçu dès le départ pour et par les laboratoires de prothèse dentaire.

On y retrouve des notions concrètes : les cas, les praticiens, les patients, les dents, les matériaux, les teintes. Chaque commande est saisie via un parcours guidé et intuitif, qui réduit les risques d’erreur et accélère la prise en main, même pour les prothésistes et dentistes, peu habitués aux outils digitaux.

L’un des défis historiques du secteur dentaire est la coordination entre le cabinet et le laboratoire. Les commandes passées par téléphone ou SMS, les bons de travail manuscrits, les informations perdues en cours de route. Kairos répond à cette limite du secteur en centralisant l’ensemble de la relation client au sein d’une seule et même plateforme :

• Les praticiens* bénéficient d’un accès individuel pour saisir leurs commandes directement en ligne : ils choisissent la catégorie (élément unitaire, bridge, amovible, orthodontie, planification implantaire…), sélectionnent les dents concernées sur un schéma interactif, précisent les matériaux et les teintes, renseignent les dates de rendez-vous patient et joignent les fichiers nécessaires.
• Le laboratoire reçoit la commande en temps réel, avec toutes les informations nécessaires pour démarrer la production. Plus besoin d’aller-retours téléphoniques interminables avec les praticiens : tout est consigné, tracé, et accessible par les deux parties.

*Pour les praticiens qui ne sont pas encore autonomes sur l’outil, une solution de secours existe : le laboratoire peut saisir la commande à leur place, en quelques clics. Cette flexibilité garantit une adoption progressive et sans friction.

Une fois la commande reçue par le laboratoire, Kairos accompagne le laboratoire à chaque étape de la fabrication. La mise en production d’un cas génère automatiquement un ensemble de tâches associées aux produits de la commande.

Ces tâches apparaissent dans un espace dédié à la gestion du travail des équipes de prothésistes, avec leur statut et leur priorité.

Le responsable du laboratoire peut attribuer chaque tâche à un opérateur précis, en fixant une date de réalisation. Un graphique de taux d’occupation par jour et par opérateur permet de visualiser en un coup d’œil la charge de travail sur les trois prochains jours, d’anticiper les éventuelles surcharges et de rééquilibrer la répartition si nécessaire.

À chaque étape, le statut est mis à jour, ce qui permet au praticien de suivre l’avancement de ses commandes sans avoir à appeler le laboratoire.

La gestion administrative est souvent perçue comme une contrainte chronophage dans les laboratoires. Kairos s’attaque à ce point en intégrant un module de facturation directement connecté aux commandes enregistrées.

Lorsqu’un cas est clôturé, les produits livrés peuvent être ajoutés à une ligne de facturation en quelques étapes. Kairos génère ensuite des factures proforma regroupées par praticien ou par cabinet, que le laboratoire peut contrôler et transmettre au praticien pour validation avant envoi définitif.

L’étape finale s’appuie sur un outil dédiée de facturation. Une fois les proformas validés, ils sont transmis automatiquement sur cet outil ; l’équipe comptable du siège prend alors le relais pour émettre les factures définitives et les envoyer automatiquement aux cabinets par e-mail. Le laboratoire n’a plus à gérer cette chaîne manuellement.

Un flux retour permettra aux factures définitives de remonter automatiquement dans Kairos, pour une traçabilité encore plus complète, intégrant le statut de paiement de chacune des factures.

Au-delà de la gestion opérationnelle, Kairos offre aux dirigeants de laboratoire une vue analytique de leur activité. Les indicateurs clés — volumes de commandes, statuts, délais, charge par opérateur — sont accessibles depuis un tableau de bord centralisé.

Ces données permettent de prendre des décisions éclairées : identifier les facteurs limitants, suivre les performances, ajuster les ressources en fonction de la saisonnalité.

En rejoignant Chronos Dental, les laboratoires ne bénéficient pas seulement d’un réseau de pairs, d’accords d’achats groupés ou de formations : ils accèdent à un écosystème numérique propriétaire qui les fait gagner en efficacité dès le premier jour.

Dans un marché où la digitalisation des processus devient un facteur de compétitivité incontournable, Kairos donne aux laboratoires membres du réseau Chronos Dental une longueur d’avance et une raison de plus d’avancer ensemble.